エクセルで在庫管理する方法！表の作り方やコツを紹介します！

エクセルは広く使われる在庫管理ツールです。この記事では、エクセルを使った在庫管理のメリットやデメリットを紹介します。現在の業務の規模やニーズに応じて、最適な在庫管理手段を選択することが、企業のスムーズな運営に繋がるでしょう。

エクセルで在庫管理を行うメリット

ビジネスの成長において、正確で効果的な在庫管理は不可欠です。その中で、エクセルを活用することは、手軽で使いやすい方法として注目されています。ここでは、エクセルで在庫管理を行うメリットを紹介します。

アナログより管理が簡単

エクセルでの在庫管理のメリットのひとつは、アナログ方法に比べて管理が格段に簡単である点です。

手書きの在庫記録や紙ベースのシステムでは、情報の整理や更新に手間と時間を要しますが、エクセルを使用することでこれらのプロセスが劇的に簡略化されます。これにより、正確な在庫データが手軽に管理できるでしょう。

アナログよりも迅速かつ正確な在庫管理が実現され、ビジネスプロセスの効率向上が期待できます。

低コストですぐ始められる

エクセルでの在庫管理のメリットは、低コストで即座に始められる点です。エクセルは多くの場合、追加のソフトウェアやシステムの購入が不要で、既に多くのユーザーが利用している手軽なツールです。

基本的なスキルがあれば誰でも利用できます。これにより、大規模な資金や時間をかけることなく、即座に効果的な在庫管理システムを構築できるでしょう。

特に小規模な事業や個人事業主にとって、手軽かつコスト効果の高い解決策となり、迅速かつ効率的なビジネス運営を可能にします。

誰でも操作できる

エクセルでの在庫管理のメリットのひとつは、その使いやすさです。エクセルは直感的なインターフェースと一般的な操作方法を備えており、誰でも簡単に操作できます。

特別な技術的スキルが不要であり、基本的な機能と操作を理解するだけで、在庫データの追跡や更新が可能です。これにより、従業員全体がスムーズかつ効果的に在庫情報を管理でき、情報共有が簡単になります。

また、柔軟なカスタマイズ機能も備えているため、多様なビジネスニーズに合わせてカスタマイズが可能です。社員がシームレスに利用でき、在庫状況の把握が容易になるでしょう。

エクセルで在庫管理を行うデメリット

エクセルでの在庫管理には便利な側面がありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。デメリットを知って、対策方法を事前に検討しておきましょう。

規模が大きくなると管理が困難

エクセルでの在庫管理のデメリットのひとつは、規模が大きくなると管理が困難になることです。大量のアイテムや高頻度の取引がある場合、データの複雑性が増し、管理が容易ではありません。

大規模な在庫を効果的に追跡し、リアルタイムで更新するためには、専門的な在庫管理システムが必要です。したがって、急速に成長する企業や大規模な在庫管理が必要な業種においては、より高度な解決方法がおすすめです。

リアルタイムでの在庫変動は分からない

エクセルでの在庫管理のデメリットのひとつは、リアルタイムでの在庫状況の把握が難しい点です。

エクセルは手動でのデータ入力に依存しており、売上や入庫などの変動が発生するたびに手動で更新する必要があります。これにより、常に最新の在庫状況を把握することが難しく、リアルタイムなビジネス判断が制約されてしまうことが予想されます。

迅速なビジネス環境においては、自動化された在庫管理システムがより適している可能性があるでしょう。

データの容量に制限がある

エクセルでの在庫管理のデメリットのひとつは、データの容量に制限があることです。エクセルはひとつのスプレッドシートに格納できるデータの量に上限があり、大量の在庫アイテムや長期にわたる取引データを扱う場合、大きな容量を必要とします。

残されたデータ容量が少ない場合、膨大なデータを効果的に管理することが難しく、スプレッドシートのパフォーマンスが低下する可能性があるでしょう。この容量制限が迅速なデータ分析や処理を妨げ、適切な在庫管理が難しくなる可能性があります。

そのため、大容量のデータを処理しなければならない場合は、専門的な在庫管理ツールの導入を検討する必要があるでしょう。

エクセルを利用した在庫管理表の作り方

効果的なビジネス運営において、エクセルを活用した在庫管理表は重要なツールです。ここでは、エクセルを利用した在庫管理表の作り方について解説します。

単票タイプ

「単票タイプ」として知られる在庫管理表の作成手順は、俗に「吊り下げ票タイプ」とも呼ばれ、実務で使われる吊り下げ票をそのままExcelに転写したものです。

作り方の手順はシンプルで、Excelを開きA3セルからA列に「品番」「繰越残高」「商品名」「日時」を入力します。続いて、A列に日付を追加し、初めに入力した日付を選択しドラッグすれば、日付が自動的に入力されます。

品番はB4セル、商品名はB5セルにそれぞれ入力し、D6セルには先月末の残高を記入してください。D7セルには関数「=D6+B7-C7」（繰越残高＋翌日入庫―出庫）を入力し、D7セルをドラッグしてD列にコピーします。

これで準備が整い、入出庫があれば実数を入力するだけで残高が自動計算されます。見やすさを考慮し、罫線に色をつけたり、文字を中央に揃えたりしましょう。

　

在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは、縦軸に品番・商品名・残高を、横軸に入出庫の数字を入力します。

単票タイプとの相違点は、多くの商品の在庫を一元で管理し、全体の在庫状況を把握できることです。単票タイプ同様、入出庫のプラス・マイナスを在庫数に反映させる関数を組んでおけば、自動で計算してくれます。

エクセルで在庫管理をするコツ

エクセルで正確かつ効果的な在庫管理を実現するためには、いくつかの重要なコツが存在します。

運用ルールを明確に定める

エクセルで在庫管理を効果的に行うための重要なコツのひとつは、運用ルールを明確に定めることです。

まず初めに、どの情報をどの列に入力するか、どのセルに計算式を導入するかなど、シート上の基本的な取り決めを整備しましょう。これにより、全てのユーザーが統一されたフォーマットで情報を入力し、データの整合性を保つことができます。

また、入出庫の記録方法や頻度、在庫更新のタイミングなどのルールを策定することで、チーム全体が一貫性を持って作業でき、正確でリアルタイムな在庫情報を確保できます。

バックアップを忘れない

エクセルで在庫管理を行う上での重要なコツのひとつは、バックアップを忘れないことです。定期的にデータのバックアップを作成し、安全な場所に保存しておくことで、万が一のデータ損失やエラーに備えましょう。

誤って情報を削除したり、ファイルが破損した場合でも、バックアップからデータを復元することができます。また、異なるバージョンのファイルを比較したり、変更履歴を確認する際にもバックアップは有用です。

バックアップは、信頼性と安全性を確保するために不可欠な手段であり、エクセルでの在庫管理において常に意識しておくべき要素です。

クラウドのエクセルを使う

エクセルで在庫管理を効率的に行うコツのひとつは、クラウドのエクセルを使うことです。クラウド上でエクセルファイルを保存することで、複数のチームメンバーが同時にデータにアクセスでき、リアルタイムでの共有が可能となります。

また、クラウドを利用することでファイルの自動バックアップやセキュリティ強化も期待できます。さらに、オフィス外や異なるデバイスからもアクセス可能なため、作業の効率性が向上し、迅速な意思決定が実現できるでしょう。

在庫管理をさらに効率化するには？

在庫管理をさらに効率化するためには、在庫管理システムの導入がおすすめです。

在庫管理システムのメリットのひとつは、リアルタイムなデータ更新です。商品の入庫や出庫が発生するたびに、システムが自動的に在庫数を更新し、最新の情報を提供します。これにより、常に正確で迅速な在庫状況が把握できます。

また、バーコードやRFIDなどのテクノロジーを活用した在庫管理が可能なシステムもあります。これにより、商品の正確な識別や検索が容易になり、手作業に比べてエラーが減らせるでしょう。

在庫管理システムは業務プロセスの自動化や効率向上を実現できる可能性を高め、企業の生産性を向上させる有力なツールとなるツールといえます。

エクセルで在庫管理は可能！ただし効率化したいならシステム導入を検討しよう

エクセルを用いた在庫管理は低コストで始められる手軽な方法です。しかし大規模な在庫管理は難しいといったデメリットも存在します。

業務の効率化を図りたい場合は、在庫管理システムの導入を検討しましょう。エクセルだけでは難しい複雑な在庫管理には、専用のシステムがより適しています。経営のスムーズな展開と生産性向上を考えるなら、システム導入を検討しましょう。